Princípios para elaboração e divulgação da prestação de contas

Os princípios para elaboração do Relatório de Gestão (RGI), previstos no artigo 4º da IN 84, baseiam-se nos sete princípios básicos da Estrutura Internacional para Relato Integrado (EIRI). A abordagem baseada em princípios preconiza o equilíbrio entre flexibilidade e prescrição na elaboração do relatório. Ao mesmo tempo em que identifica as informações necessárias para a avaliação da capacidade de uma UPC alcançar seus resultados, não impõe a divulgação de temas individuais, deixando a cargo dos responsáveis pela preparação do relatório a determinação da materialidade das informações e a forma pela qual elas deverão ser divulgadas.

Os princípios que sustentam a preparação do RG na forma de relatório integrado, estão descritos a seguir.

Foco estratégico e no cidadão

A prestação de contas deve demonstrar como a estratégia da UPC se relaciona com seus objetivos e com sua capacidade de gerar valor público no curto, médio e longo prazos.

Para isso, os responsáveis além de prestar contas sobre os fatos pretéritos, mostrando as metas atingidas e não-atingindas, justificando o não-atingimento e descrevendo as medidas adotadas para contornar o problema, devem apresentar os planos para os exercícios futuros, demonstrando o uso que a UPC pretende fazer dos recursos disponíveis e os produtos, resultados e impactos esperados.

Conectividade da informação

O RGI deve demonstrar a relação dos resultados alcançados com a estratégia de alocação dos recursos e com os objetivos estratégicos definidos para o exercício a que se refere e, também, a relação da previsão de recursos e da definição de objetivos futuros com fatores que possam afetar a capacidade de a UPC alcançar os resultados ao longo do tempo.

As principais formas de conectividade da informação incluem, mas não se restringem a:

a) análise da alocação dos recursos durante o exercício a que se referem as contas para alcançar os resultados planejados;

b) ajustes necessários no planejamento estratégico para os exercícios seguintes, em razão da identificação de novos riscos e oportunidades ou do desempenho passado não ter sido o esperado;

c) relação entre estratégia e modelo de negócios da instituição e destes com as mudanças no ambiente externo.

Relações com partes interessadas

As informações do RGI devem demonstrar a natureza e a qualidade das relações da UPC com suas principais partes interessadas, incluindo a resposta que é dada aos interesses e às necessidades de cada uma.

A UPC deve relatar sua atuação em articulações interinstitucional e entre os diferentes níveis e esferas do setor público, com vistas a gerar, preservar e entregar valor público.

Materialidade

O RGI deve conter informações sobre os principais resultados alcançados no exercício, com foco na alocação dos recursos, bem como os resultados planejados, mas não atingidos, que afetaram ou possam afetar de maneira significativa o alcance do objetivo da UPC de gerar valor público no curto, médio e longo prazos.

O conteúdo do relatório deve ser relevante para a sociedade, em especial para os cidadãos e usuários de bens e serviços públicos, provedores de recursos e seus representantes.

O processo para determinar materialidade para fins de preparação de um relatório integrado envolve quatro etapas:

a) identificação de temas capazes de afetar a geração de valor (relevantes);

b) avaliação do seu impacto;

c) priorização dos temas;

d) determinação das informações a serem divulgadas.

Concisão

O texto do RGI deve ter a extensão necessária para transmitir a mensagem e fundamentar as conclusões.

Para alcançar a concisão do relatório integrado, a UPC deve aplicar o processo de determinação de materialidade, utilizar links para informações externas (tabelas de dados, documentos e relatórios detalhados já existentes) e referências cruzadas internas para evitar repetições, expressar conceitos de maneira clara e com o menor número possível de palavras, preferir linguagem simples à utilização de terminologia altamente técnica, isso sem deixar de atender às diretrizes de completude e comparabilidade.

Confiabilidade e completude

O RGI deve abranger todos os temas materiais, positivos e negativos, de maneira equilibrada e isenta de erros significativos.

O equilíbrio pressupõe dar igual tratamento a pontos fortes e fracos, bem como a desempenhos positivos e negativos. A completude pressupõe que toda informação material seja reportada.

Coerência e comparabilidade

O RGI deve apresentar informações coerentes ao longo do tempo, que permitam acompanhar as séries históricas da UPC e comparar com outras instituições de natureza similar.

A coerência consiste, por exemplo, na adoção dos mesmos indicadores de desempenho, caso eles permaneçam materiais ao longo dos anos e, quando houver uma mudança significativa, explicar a razão da mudança, descrevendo seu efeito.

A comparabilidade refere-se, por exemplo, ao relato de indicadores quantitativos normalmente usados por outras instituições com atividades semelhantes.

Clareza

A linguagem utilizada no RGI deve ser simples, com uso de imagens que transmitam mais facilmente informações complexas, além de distinguir claramente os problemas enfrentados e os resultados alcançados pela UPC no exercício e aqueles previstos para o futuro.

A adoção de um projeto gráfico com a utilização de infográficos ajuda a apresentar dados e explicar questões complexas, tornando o relatório mais amigável para o leitor.

Tempestividade

As informações do RGI devem estar disponíveis em tempo hábil para suportar os processos de responsabilização e tomada de decisão por parte dos órgãos do Poder Legislativo e de controle, incluindo as decisões relacionadas ao processo orçamentário e à situação fiscal, à alocação racional de recursos, à eficiência do gasto público e aos resultados para os cidadãos. E também para garantir a transparência, para que os cidadãos e seus representantes, os usuários de serviços públicos e os provedores de recursos tenham amparo na defesa de seus direitos.